- evidencia pošty a správa registratúry

Program na evidenciu doručenej a odoslanej pošty a správu registratúry pre firmy, je plne sieťový program spĺňajúci požiadavky zákona č. 395/2002 Z.z. o archívoch a registratúrach.

 

 

 

Pre uľahčenie ďalšej práce sú k dispozícii číselníky ako Adresár, Úseky, Pracovníci, Spôsob doručenia a Druh zásielky. Po ich naplnení, ktoré možno priebežne aktualizovať, sa zápis o doručenej alebo odoslanej pošte vykoná pomocou niekoľkých kliknutí myši.

Stručný prehľad niektorých vlastností

• časovo efektívna evidencia dokumentov vo firme
• evidencia doručenej a odoslenej pošty a interných dokumentov
• automatizovaná správa registratúry
• moduly Registratúrny plán, Podateľňa, Registratúrny denník
• elektronické prílohy k dokumentom so zabudovanou podporou skenovania
• rozsiahle možnosti tlače - knihy doručenej a odoslanej pošty, hromadný podací lístok, štítky na spisy, formuláre pre štátny archív
• spĺňa požiadavky zákona č. 395/2002 Z.z. o archívoch a registratúrach

• klient-server aplikácia s minimálnymi nárokmi na hardvér
• licencia na výkonný databázový server Firebird zdarma
plne konfigurovateľný systém užívateľských práv
• možnosť pripojenia na centrálnu databázu cez internet, vhodné riešenie pre vzdialené pobočky alebo pracovníkov na cestách
• prehľadné, užívateľsky modifikovateľné tlačové i grafické výstupy
• jednotné, ľahko osvojiteľné užívateľské prostredie poskytujúce maximálny komfort a širokú škálu možností
• ideálne riešenie pre menšie aj väčšie firmy

 

Užívateľské prostredie

Práca s programom je časovo veľmi efektívna a ľahko osvojiteľná. Jednoduché vyhľadávanie, triedenie a filtrovanie umožňuje užívateľovi rýchlu orientáciu aj v rozsiahlych prehľadoch. V každom prehľade je možné exportovať viditeľné dáta do viacerých formátov (napr. excel, word, html, xml, dbf, txt, ...) Užívateľský komfort zvyšuje možnosť súčasného otvorenia ďalších modulov, medzi ktorými sa dá jednoduchým spôsobom prepínať a jednotný spôsob ovládania programu.
Užívateľsky veľmi príjemnou je možnosť nastavenia zobrazenia dát v prehľadoch. Nastavenie pohľadov je v dvoch rovinách: nastavenie systémovým administrátorom, platné pre všetkých užívateľov, alebo individuálne nastavenie užívateľa. Užívateľ si nastavuje poradie zobrazených stĺpcov (polí), typ a farbu písma, formát čísiel, môže si niektoré polia potlačiť alebo zviditeľniť. Všetky nastavenia pohľadov môžu byť dočasné, alebo po ich uložení trvalé.

Tlačové výstupy

Tlačové zostavy, dokumenty a prehľady sú riešené formou preddefinovaných formulárov. V základnej inštalácii dodávame kompletnú sadu formulárov, ktoré počas implementácie prispôsobujeme požiadavkám zákazníka, prípadne si ich zákazník môže priebežne upravovať v jednoduchom editore zostáv, alebo vytvoriť nové zostavy a dokumenty.

Bezpečnosť a ochrana údajov

Ochrana údajov pred zneužitím a neoprávneným zásahom je zabezpečená systémom prístupových práv. Základnými prvkami zabezpečenia sú prihlasovacie meno a prihlasovacie heslo. Správa užívateľských práv je povolená iba systémovému administrátorovi.
V užívateľskom profile sú okrem užívateľského mena a hesla zaznamenané:

plné meno užívateľa, ktoré sa automaticky zapisuje na doklady

povolené/nepovolené položky hlavného menu - moduly

povolené/nepovolené dokladové rady

moduly povolené len na čítanie (read only)

prístup k povoleným pobočkám (ak sú pobočky)

ďalšie jemnejšie nastavenia na úrovni modulov podľa požiadaviek zákazníka.

Do každého záznamu v systéme sa zapisuje identifikácia užívateľa, dátum a čas, kedy bol záznam vytvorený a zmenený.
Všetky prihlasovacie mená a heslá sú evidované nielen v systéme EPOS, ale aj v SQL serveri, čím je zabezpečená dvojitá ochrana prístupových práv.

Technická a systémová špecifikácia

EPOS je dvojvrstvová aplikácia typu klient / server, navrhnutá ako komplexný systém pre stredné podniky. Pre jeho prevádzku je požadovaný operačný systém Windows, minimálne vo verzii NT/2000. Minimálne hardvérové nároky sú: procesor 600 MHz, RAM 128 MB, rozlíšenie obrazovky 800x600.

Databázový server

EPOS sa opiera o SQL server Firebird verzia 1.5. Tento databázový server je open-source aplikácia, vyvinutá z SQL servera Interbase 6.0 firmy Borland. Server spĺňa požiadavky normy ANSI 92, podporuje triggery, uložené procedúry, eventy, kompletnú referenčnú integritu. Server Firebird je v súčasnosti k dispozícii pre operačné systémy Windows 2000 a vyššie, Linux, Sun Solaris (x86), FreeBSD a HPUX 11.
Sieťová verzia EPOS-u umožňuje nielen prácu v lokálnej sieti, ale aj prácu zo vzdialených pracovísk v režime on-line priamo alebo terminálovým pripojením, teda kdekoľvek, kde je prístup na internet.

Implementácia a servis

EPOS je dodávaný a konfigurovaný na základe predimplementačnej analýzy podľa požiadaviek zákazníka. V rámci implementačného procesu sa uskutoční:

inštalácia systému a jeho komponentov

nastavenia systémových parametrov

zostavenie metodických a procedurálnych postupov

nastavenie užívateľských práv a profilov

zaškolenie užívateľov

vytvorenie zostáv, prehľadov a grafov podľa požiadaviek.

Počas implementácie dochádza k analýze dodatočných požiadaviek zákazníka, k návrhom na riešenia jednotlivých úloh a ich implementácia do systému.

Garantujeme prevádzkový servis vlastnými pracovníkmi alebo zmluvnými partnermi.



Inštalačné súbory programu EPOS.