- správa registratúry a evidencia pošty

Program na evidenciu doručenej a odoslanej pošty a správu registratúry pre firmy je plne sieťový program spĺňajúci požiadavky zákona č. 395/2002 Z.z. o archívoch a registratúrach.

Pre uľahčenie ďalšej práce sú k dispozícii číselníky ako adresár, úseky, pracovníci, spôsob doručenia a druh zásielky. Po ich naplnení, ktoré možno priebežne aktualizovať, sa zápis o doručenej alebo odoslanej pošte vykoná pomocou niekoľkých kliknutí myši.

Verzie programu

• Kniha doručenej a odoslanej pošty
• Kompletná správa registratúry (vrátane pošty)

Prehľad vlastností EPOS 5.2

Všeobecné

• Časovo efektívna evidencia dokumentov vo firme
• Evidencia doručenej a odoslenej pošty a interných dokumentov
• Automatizovaná správa registratúry
• Spĺňa požiadavky zákona č. 395/2002 Z.z. o archívoch a registratúrach
• Klient-server aplikácia s minimálnymi nárokmi na hardvér
• Licencia na výkonný databázový server Firebird SQL zdarma
• Plne konfigurovateľný systém užívateľských práv
• Prehľadné, užívateľsky modifikovateľné tlačové i grafické výstupy
• Jednotné, ľahko osvojiteľné užívateľské prostredie poskytujúce maximálny komfort a širokú škálu možností
• Ideálne riešenie pre menšie aj väčšie firmy
• Voliteľný počet podateľní, príručných registratúr a registratúrnych stredísk
• Možnosť skenovania dokumentov a prikladanie elektronických príloh ku všetkým záznamom a spisom
  • Podpora skenerov s podávačom dokumentov
• Spracovanie veľkého množstva dokumentov bez ohrozenia výkonu systému alebo komfortu práce so spismi
• Doprogramovanie individuálnych požiadaviek za zlomkové ceny konkurencie
• Posielanie správ cez aplikáciu

Podateľňa

• Podateľňa - zápis došlej a odoslanej pošty
• Evidencia záznamov bez spisu, ktoré priamo nepodliehajú registratúre (napr. faktúry)
• Tlač hromadného podacieho hárku
• Pridelenie záznamov konkrétnym pracovníkom
• Pri záznamoch je možnosť vyplnenia doplnkových informácií (číslo faktúry, suma)
• Nastaviteľné pridelenie záznamov do spisu priamo v podateľni, alebo neskoršie vybranými pracovníkmi

Príručné registratúry / registratúrne denníky

• Prepínateľný prehľad podľa spisov alebo podľa záznamov (napr. pri dohľadávaní)
• Rýchle a účinné vyhľadávanie v prehľadoch, široká ponuka filtrov
• Oddelené príručné registratúry medzi pracovníkmi
• Voliteľný systém prístupových práv (napr. zdieľanie spisov v rámci oddelenia ( zastupiteľnosť ))
• Workflow záznamov a spisov
  • Viacúrovňové (neobmedzené) posúvanie záznamu alebo spisu po pracovníkoch
  • Požiadavky - priradenie viacerých pracovníkov
  • Kontrola stavu vybavenia - sledovanie stavu spisu pracovníkmi, cez ktorých záznam alebo spis prešiel
  • Schvaľovací proces, vyjadrenia od priradených pracovníkov
  • Evidovanie fyzického umiestnenia záznamu alebo spisu
• Zjednodušené spisové obaly - sprievodky
• Odpovedanie na dokumenty a spätný tok do podateľne
• Možnosť vyňatia záznamu zo spisu a preradenie do iného
• Každý spis, aj záznam, si vedie svoju históriu
• Tlač aktuálnych informácií (spis, obsah spisu, záznamy)
• Hromadné uzatvorenie rozpracovaných spisov (napr. na konci roka)

Registratúrne stredisko

• Zber spisov z príručných registratúr
• Archivácia dokumentov
• Komunikácia so štátnym archívom, skartácia
• Výpožičky spisov

Užívateľské prostredie

Práca s programom je časovo veľmi efektívna a ľahko osvojiteľná. Jednoduché vyhľadávanie, triedenie a filtrovanie umožňuje užívateľovi rýchlu orientáciu aj v rozsiahlych prehľadoch. V každom prehľade je možné exportovať viditeľné dáta do viacerých formátov (napr. excel, word, html, xml, dbf, txt, ...) Užívateľský komfort zvyšuje možnosť súčasného otvorenia ďalších modulov, medzi ktorými sa dá jednoduchým spôsobom prepínať a jednotný spôsob ovládania programu.
Užívateľsky veľmi príjemnou je možnosť nastavenia zobrazenia dát v prehľadoch

Tlačové výstupy

Tlačové zostavy, dokumenty a prehľady sú riešené formou preddefinovaných formulárov. V základnej inštalácii dodávame kompletnú sadu formulárov, ktoré počas implementácie prispôsobujeme požiadavkám zákazníka, prípadne si ich zákazník môže priebežne upravovať v jednoduchom editore zostáv, alebo vytvoriť nové zostavy a dokumenty.

Bezpečnosť a ochrana údajov

Ochrana údajov pred zneužitím a neoprávneným zásahom je zabezpečená systémom prístupových práv. Základnými prvkami zabezpečenia sú prihlasovacie meno a prihlasovacie heslo. Správa užívateľských práv je povolená iba systémovému administrátorovi.
V užívateľskom profile sú okrem užívateľského mena a hesla zaznamenané:

• plné meno užívateľa, ktoré sa automaticky zapisuje na doklady
• povolené/nepovolené položky hlavného menu - moduly
• povolené/nepovolené dokladové rady
• moduly povolené len na čítanie (read only)
• prístup k povoleným pobočkám (ak sú pobočky)
• ďalšie jemnejšie nastavenia na úrovni modulov podľa požiadaviek zákazníka.

Do každého záznamu v systéme sa zapisuje identifikácia užívateľa, dátum a čas, kedy bol záznam vytvorený a zmenený.
Všetky prihlasovacie mená a heslá sú evidované nielen v systéme EPOS, ale aj v SQL serveri, čím je zabezpečená dvojitá ochrana prístupových práv.

Technická a systémová špecifikácia

EPOS je dvojvrstvová aplikácia typu klient / server, navrhnutá ako komplexný systém pre stredné podniky. Pre jeho prevádzku je požadovaný operačný systém Windows, minimálne vo verzii NT/2000.

Minimálne hardvérové nároky sú: procesor 600 MHz, RAM 128 MB, rozlíšenie obrazovky 800x600.

Databázový server

EPOS využíva najnovšie verzie SQL servera Firebird verzia 2.x. Tento databázový server je open-source aplikácia. Server Firebird je v súčasnosti k dispozícii pre operačné systémy Windows, Linux, Sun Solaris (x86), FreeBSD a HPUX 11.
Sieťová verzia EPOS-u umožňuje nielen prácu v lokálnej sieti, ale aj prácu zo vzdialených pracovísk v režime on-line priamo, alebo terminálovým pripojením, teda kdekoľvek, kde je prístup na internet.

Implementácia a servis

EPOS je dodávaný a konfigurovaný na základe predimplementačnej analýzy podľa požiadaviek zákazníka, resp. klient môže nainštalovať systém svojpomocne. 
V rámci implementačného procesu sa uskutoční:

• inštalácia systému a jeho komponentov
• nastavenia systémových parametrov
• zostavenie metodických a procedurálnych postupov
• nastavenie užívateľských práv a profilov
• zaškolenie užívateľov
• vytvorenie zostáv, prehľadov a grafov podľa požiadaviek.

Počas implementácie dochádza k analýze dodatočných požiadaviek zákazníka, k návrhom na riešenia jednotlivých úloh a ich implementácia do systému.

Garantujeme prevádzkový servis vlastnými pracovníkmi, alebo zmluvnými partnermi.

Demoverzia

• Inštalačné súbory programu EPOS